SAP ArchiveLink - CMIS-Schnittstelle als DSGVO-konforme und revisionssichere Alternative

SAP ArchiveLink ist ein SAP-Dienst, der Dokumente aus dem SAP ERP-System mit den passenden Geschäftsprozessen im SAP-Archiv verbindet. Anwender greifen also direkt aus einem SAP-Anwendungsbeleg auf relevante Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen oder Verträge zu. Zum Beispiel verknüpft ArchiveLink eine hinterlegte Rechnung im ERP-System mit weiteren Rechnungsdokumenten, die bereits im Archiv abliegen.

Wie funktioniert SAP ArchiveLink?

ArchiveLink erfordert ein angebundenes Ablagesystem, ein sogenanntes Content Repository, das Dokumente in elektronischer Form speichert. Mögliche Content Repositories sind Datenbanken, ein logischer Bereich im Filesystem einer Festplatte oder ein externer Archivserver.

Hey Doxi, erkläre Schritt für Schritt die Funktionsweise von SAP ArchveLink:

Trotz des soliden Funktionsumfangs bringt SAP ArchiveLink erhebliche Schwächen mit sich, die Unternehmen vor Herausforderungen stellen.

Fehlende Dokumentenprozesse

Eine der größten Schwächen ist, dass SAP ArchiveLink keine dokumentenbasierten Prozesse unterstützt. Bedeutet: ArchiveLink ist lediglich eine „statische Ablage“, bietet also keine Funktionen zur Automatisierung oder Workflow-Integration. Sie können somit keine digitalen Genehmigungsprozesse oder komplexe Dokumenten-Workflows aufbauen.

Ein weiteres Problem ist die Beschränkung auf SAP-Dokumente. ArchiveLink archiviert nur Dokumente, die aus SAP-Prozessen stammen. Externe Dokumente oder Daten aus anderen Systemen lassen sich nicht ohne Weiteres integrieren. Um alle Informationen zu einem Geschäftsprozess zu erhalten, muss das System gewechselt werden - es kommt zu Medienbrüchen und verlangsamt Dokumentenprozesse.

Keine Berechtigungskonzepte

ArchiveLink bietet kein integriertes Berechtigungskonzept. Mit Blick auf die DSGVO ist das problematisch. Denn es bedeutet nichts anderes, als dass Sie Dokumente nicht gezielt bestimmten Nutzern oder Rollen zuweisen können. In anderen Worten: Sie sehen weder, wer auf welche Dokumente zugreift, noch schützen Sie personenbezogene Daten rechtskonform.

Nicht als Langzeitarchiv geeignet

Laut SAP ist der Content Server nicht für eine langfristige Archivierung vorgesehen. Die SAP-Archivierung ist nicht revisionssicher und eignet sich nur, um Dokumente kurzfristig zu speichern. Unternehmen, die Dokumente dauerhaft und GoBD-konform archivieren müssen, benötigen daher eine Alternative zu SAP ArchiveLink und dem Content Server.

Mit einer CMIS-Schnittstellentechnologie binden Sie Drittsysteme nahtlos an SAP an. So sind Sie flexibler bei der Wahl des Archivsystems, das moderne Funktionen wie automatisierte Workflows oder KI-gestützte Dokumentenverarbeitung beinhaltet.

Eine Alternative zu SAP ArchiveLink sollte Dokumente revisionssicher, DSGVO-konform und compliant archivieren. Das sind wichtige Kriterien, die eine Archiv-Lösung erfüllen sollte:

• Versioniert Dokumente nachvollziehbar, um mehr Transparenz zu schaffen
• Bringt Funktionen zur Revisionssicherheit mit
• Hält steuerliche und datenschutzrechtliche Vorgaben ein, um GoBD- und DSGVO-konform zu sein
• Definiert Zugriffsrechte klar, sodass nur autorisierte Personen Dokumente einsehen oder bearbeiten können
• Dokumentiert Dokumentenprozesse lückenlos
• Hält Aufbewahrungsfristen automatisiert ein und löscht Dokumente nach Ablauf der Fristen

Plus: Idealerweise ist das Archiv SAP-zertifiziert. Denn ein SAP-zertifiziertes Archiv gewährleistet, dass alle Schnittstellen optimal funktionieren und Updates sowie Änderungen im SAP-Umfeld keine unerwarteten Probleme verursachen. Für Sie reduziert das den Aufwand der Implementierung, erhöht die Systemstabilität und stellt eine langfristige Nutzung sicher.

Doxis ist SAP-zertifiziert, bietet also Schnittstellen zu einer Vielzahl an SAP-Produkten wie zum Beispiel SAP S/4HANA und SAP SuccessFactors. Anders als klassische Archiv-Alternativen ist Doxis weit mehr als ein Archiv. Als Enterprise Content Management System (ECM-System) mit integriertem DMS bietet Doxis Lösungen zu verschiedenen Geschäftsprozessen wie der Rechnungsverarbeitung oder dem Vertragsmanagement und ein integriertes BPM-System für etliche Möglichkeiten, dokumentenbasierte Workflows abzubilden.

Doxis als revisionssichere Archiv-Lösung

Natürlich erfüllt Doxis auch alle Voraussetzungen, die ein revisionssicheres Archiv lösen sollte – bis hin zur Langzeitarchivierung. Mit Doxis erhalten Sie ein unternehmensweites Archiv, das alle Informationen aus allen Abteilungen und Drittsystemen zentral bündelt. In anderen Worten: Doxis liefert Ihnen eine vollständige Informationsübersicht zu spezifischen Geschäftsvorfällen – zum Beispiel innerhalb einer Kundenakte oder Lieferantenakte.
Das sind weitere Vorteile von Doxis als Alternative zum Content Server und SAP ArchivLink:

• Doxis können Sie On-Premises, in der Cloud oder hybrid abbilden.
• Doxis schützt durch Berechtigungskonzepte Dokumente und Informationen DSGVO-konform.
• Doxis nutzt neueste Technologien wie KI und Machine Learning, die Dokumentenprozesse automatisieren.
• Doxis ist zertifizierter SAP-Partner für die neue (SAP S/4HANA) und alte SAP-Welt (SAP ERP oder SAP ECC).

Mit SAP ArchiveLink finden Unternehmen Dokumente schneller und verknüpfen sie logisch miteinander. Allerdings ist der SAP Content Server nur für die kurzfristige Ablage vorgesehen und bietet keine modernen Funktionen wie Zugriffsmanagement, Automatisierung oder intelligente Workflows. Doxis löst diese Schwächen mit einer zertifizierten, DSGVO-konformen Archivlösung, die Dokumente revisionssicher und langfristig speichert. Dank der CMIS-Schnittstelle kann Doxis flexibel an SAP angebunden werden und ermöglicht so eine nahtlose Integration in bestehende Geschäftsprozesse.

Häufige Fragen zu SAP ArchiveLink