Smarter Brückenschlag in die Cloudwelt von SAP

SAP-Kunden und -Partner sollen mit der SAP Cloud Plattform (SCP) unkompliziert neue Applikationen, Client-Apps, implementieren und sich so eine vernetzte IT-Landschaft schaffen können. Es ist aber kein Geheimnis, dass die Umsetzung der Cloudstrategie noch stockt – SAP-Anwender kennen die schöne neue Cloudoberfläche mit Fiori für die SAP-Zukäufe und -Eigenentwicklungen, aber die unkomplizierte Nutzung liegt noch fern. Sie warten seit Jahren auf eine Harmonisierung und Konsolidierung der SAP-Zukäufe von Cloud-Unternehmen.

Diese Cloudangebote sind häufig ohne Schnittstellen für die bisherigen, über Jahrzehnte gewohnten Standardanwendungen. SAP bietet intelligentes ERP, beschränkt aber den Fokus auf datengetriebene Prozesse. Es fehlen Lösungen, um Dokumente zu verwalten und eine ganzheitliche Sicht auf Prozesse zu ermöglichen. Das Dokumentenmanagement wird entgegen der Standard-Schnittstellen im bisherigen SAP ERP bei der Implementierung in die Cloudplattform stiefmütterlich behandelt. Mitarbeiter benötigen aber den einfachen Zugang zu Dokumenten, um sicher Auskunft zu Lieferständen, Zahlungsvorgängen, Vertragsinhalten, Krankmeldungen usw. geben zu können. Unternehmen bauen aus diesen Gründen auch auf SAP-unabhängige Lösungen für eine optimale Abdeckung individueller Anforderungen. Enterprise Content Management (ECM) übernimmt hier als Teil intelligenten Informationsmanagements Geschäftsprozesse, um sie auch mit den dazugehörigen Dokumenten vollständig bearbeiten zu können. Dazu konnten ECM-Anbieter bisher ihre Dokumente über die SAP-Schnittstelle ArchiveLink ins SAP-System bringen. In der Cloudwelt gibt es dazu das Äquivalent nicht mehr. Der ArchiveLink entfällt nun ganz bei der SAP Cloudplattform und Anwender werden von SAP beim durchgängigen Dokumentenmanagement im Stich gelassen. Die SER Group schlägt hier als zertifizierter SAP-Partner die Brücke von der alten zur neuen Welt.

So einfach wie bisher Dokumente zwischen SAP und ECM per ArchiveLink übernommen wurden, geht es in der Cloud mit dem Konnektor Doxis SmartBridge for SAP der SER Group. Er sorgt dafür, dass Anwender ihre Daten, Dokumente und Prozesse auf einen Klick und im richtigen Kontext finden. IT-Administratoren definieren die Regeln per Customizing und bestimmen damit, auf welche Ereignisse in SAP mit welchen ECM-Aktionen reagiert werden soll. So werden in allen Branchen vielfältige Anwendungsfälle rund um das Anlegen von Akten und die Synchronisation von Stammdaten mit Akten realisierbar – wie bei Produktions-, Bestell-, Vertrags-, Kunden- oder Personalakten, also immer dort, wo ein Unternehmen dokumentenbasierte Arbeitsabläufe abbilden will. Im Vordergrund stehen durchgängige dokumentengetriebene Prozesse, die automatisiert im täglichen Geschäft helfen und den Menschen die Arbeit erleichtern. Unternehmen können sie mit jeglichen Applikationen verbinden. Das ist im Zusammenspiel zwischen SAP und der ECM-Lösung enorm wichtig.

Die Doxis SmartBridge for SAP lässt sich leicht über SAP-Standardfunktionen integrieren. Sie verknüpft SAP-Transaktionen und dazugehörige Dokumente mit dem Doxis Archiv und Doxis eAkten für SAP ERP, S4/HANA und SAP SuccessFactors. Mit der Fiori Edition unterstützt SmartBridge for SAP 4.0 auch SAP Fiori und füllt hier eine entscheidende Lücke. SAP Fiori kennt keine übergreifende Anlagenliste mehr, wie sie in SAP ERP noch vorhanden war. Stattdessen werden Dokumente nun jeweils in den betreffenden Fiori Apps vorgehalten. Als Ersatz für die Anlagenliste der generischen Objektdienste in SAP, die es unter SAP Fiori nicht mehr gibt, stellt Doxis SmartBridge for SAP 4.0 eine eigene, generische Anlagenliste in SAP Fiori bereit. Erst, wenn ECM und SAP zusammenkommen, finden Anwender alle zu einem Sachverhalt und Vorgang gehörenden Informationen in der SAP-Landschaft und über SAP-Grenzen hinweg.

Viele geschäftskritische Unternehmensaufgaben gehen über Abteilungs-, Sprach- und Standortgrenzen hinaus. Beispiele sind Freigabeprozesse bei der Rechnungsverarbeitung oder in der Auftragsbearbeitung, bei der neben dem Vertrieb auch Produktion und externe Dienstleister einbezogen werden müssen. Für die zügige Bearbeitung solcher Aufgaben müssen den Mitarbeitern die passenden Informationen ortsunabhängig zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen. Hier spielt Enterprise Content Management seine Stärken aus. Es vernetzt Daten und Dokumente aus allen Quellen — egal ob es sich um Archive, Abteilungslaufwerke im Filesystem oder lokale E-Mail-Postfächer handelt. So lassen sich systemübergreifende Workflows gestalten. Legt ein Unternehmen in SAP z.B. einen neuen Lieferanten an, erzeugt Doxis automatisch die Lieferantenakte mit allen Bestellinformationen. Durch die Integration ist es dann gleich, ob man sich in Doxis oder SAP befindet. Man kann über beide Systeme den ganzen Prozess nachvollziehen – eine echte Erleichterung. Dies trifft auch im HR-Kontext bei Personalakten und der Bearbeitung von Krankheitsmeldungen zu.

Der Arbeitsunfähigkeits-Workflow, kurz AU-Workflow, beendet umständliche Krankmeldungen, indem Mitarbeiter nun ihre Krankmeldung ganz einfach mit dem Smartphone über eine mobile Applikation wie den Doxis mobileCube erfassen können. Dank integrierter Scanfunktion liegt die Krankmeldung somit umgehend im Unternehmen vor und die Postweg-Verzögerung entfällt. Die digitalisierten Krankmeldungen werden an einen Extraktionsdienst wie den Doxis Classification & Extraction Service geleitet. Mitarbeiterinformationen und die Krankheitsdauer werden ausgelesen, Vorgesetzte und zuständige Personaler werden vollautomatisch im Hintergrund ermittelt und umgehend über den Krankheitsfall benachrichtigt. Die entsprechenden Arbeitsabläufe werden in Doxis und/oder in SAP HCM als Workflow abgebildet und die betroffenen Abteilungsleiter und Mitarbeiter werden geräte- und standortunabhängig per Smartphone, E-Mail oder Webclient in Echtzeit informiert. Parallel wird die Krankmeldung vollautomatisiert mit der entsprechenden (digitalen) Personalakte verknüpft und dort revisionssicher archiviert und durch Zugriffsberechtigungen geschützt. Die ausgelesenen Informationen können hierbei direkt ohne Erfassungsaufwand und Fehleingaben an das HR-System weitergegeben werden.

Andere Prozesse, wie der Purchase-to-Pay (P2P) -Prozess, sind auch schon in SAP-Fiori-Apps der SER abgebildet. SAP Fiori vereinfacht die Nutzung des Systems und die Geschäftsprozesse können über Tablets und Smartphones orts- und zeitunabhängig ausgeführt werden. Dies führt zu kürzeren Bearbeitungszeiten und Kostensenkungen. 

SER geht mit eigenen SAP-Fiori-Apps den Mittelweg zwischen den beiden Welten on-premises oder Cloud. Unternehmen können bereits mit ihren Fiori-Apps in modernen Clients arbeiten. Wenn sie beim Wechsel auf SAP 4/HANA später in die Cloud gehen, können sie mit ihrer App problemlos weiterarbeiten. Wo SAP als ERP System im Einsatz ist, können Benutzer über komfortable Fiori-Apps z. B. an Prozessen teilnehmen. Die Apps können über das SAP Fiori Launchpad überall per Internet Browser genutzt werden und passen sich dynamisch an die Größe der Endgeräte an. Dies kommt beispielsweise bei den SAP Fiori Apps der SER Group für den Purchase-to-Pay Prozess bei den Prüfungen von Auftragsbestätigungen und der Rechnungseingangsverarbeitung zum Tragen.

Je besser Auftragsbestätigungen mit Bestellmengen, Terminen oder Preisen übereinstimmen, umso einfacher, schneller und genauer klappt die Wareneingangs- und Rechnungsprüfung. SAP selbst gibt keine Übersicht zu Auftragsbestätigungen, d.h. Einkäufer sehen nicht auf einen Blick, welcher Lieferant den Liefertermin nicht einhalten kann, nicht die bestellte Menge liefert oder einen anderen Preis als bestellt, angibt. Diese Transparenz im Hinblick auf die Lieferfähigkeit der bestellten Artikel ist aber äußerst wichtig, um den Produktionsprozess nicht zu gefährden. Eine App zum automatisierten Abgleich von Bestellungen mit Auftragsbestätigungen bietet hier die benötigte Übersicht. Dadurch wird viel Zeit gespart; das automatische Abgleichen der Bestellung mit der Auftragsbestätigung deckt Unstimmigkeiten viel schneller auf. Einkäufer können entsprechend schnell auf eventuelle Störungen in der Liefer- und Produktionskette reagieren. Nach einer Qualitätskontrolle werden die Dokumente und Daten direkt an das ECM-System in das „Eingangsbuch Auftragsbestätigungen“ übermittelt. Einkäufer sehen sofort den Buchungsstatus der Belege als „noch nicht gebucht“ oder „schon gebucht“. Dies erleichtert ihnen ihre Arbeit, der Gesamtprozess wird beschleunigt und unternehmensinterne Compliance-Anforderungen erfüllt. Eine korrekt gebuchte Bestellung ist eine wichtige Voraussetzung für einen hohen Automatisierungsgrad in der Rechnungsprüfung.

Die Rechnungsverarbeitung ist für Unternehmen eine zeit- und kostenintensive Aufgabe, denn es gehen immer noch viele Rechnungen in Papierform bzw. als papierhafte Belege ein. Diese Belege gilt es zu erfassen, Lieferanten zuzuordnen, auf ihre Richtigkeit zu prüfen, nach Möglichkeit mit vorliegenden Bestellungen abzugleichen und intern freizugeben. In der Automatisierung dieser Schritte steckt ein riesiges Optimierungspotenzial, das ein Enterprise Content Management (ECM) erschließt. Der umständliche und langwierige manuelle Freigabeprozess in der Rechnungsverarbeitung entfällt. Unternehmen sparen so viel Zeit und senken ihre Kosten. Die SAP Fiori-basierte App für nutzerfreundliche Rechnungs-Workflows ermöglicht es Entscheidern, Rechnungen unterwegs zu prüfen, Kontierungen zu erstellen und zu bearbeiten − und per Smartphone freizugeben für die Rechnungsverarbeitung in SAP. Manager sind jederzeit handlungsfähig und haben stets den Überblick über alle Rechnungsvorgänge und –status. Damit sorgen sie dafür, dass Rechnungsprozesse nicht ins Stocken geraten, sich Transport- und Liegezeiten deutlich verkürzen und Skontofristen eingehalten werden können. Zudem lassen sich Vertreterregelungen steuern und mit der Fiori-App in der Cloud ist der IT-Aufwand gering.