Microsoft Dynamics Business Central als Teil einer ECM-Plattform

Microsoft Dynamics 365 Business Central (früher NAV) ist eine umfassende ERP-Lösung, die eine Vielzahl von Geschäftsprozessen unterstützt. Von der Finanzverwaltung über die Produktion bis hin zum Vertrieb und Kundenservice bietet Business Central eine breite Palette von Funktionen, die Unternehmen dabei helfen, effizient zu arbeiten. Als zentrale Plattform für Geschäftsdaten spielt Business Central eine wichtige Rolle bei der Verwaltung von Unternehmensinformationen und -prozessen.

Enterprise Content Management: Konzepte und Ziele

ECM kann als ein ganzheitliches Konzept verstanden werden, das darauf abzielt, alle Informationen eines Unternehmens einheitlich zu verwalten, zu bearbeiten und zu archivieren. Komponenten wie Dokumentenmanagement, Prozessmanagement oder Kollaboration spielen hierbei eine wesentliche Rolle. ECM zielt darauf ab, die verschiedenen Datensilos zu konsolidieren, bzw. miteinander zu vernetzen, sodass ein einheitlicher Zugriff auf Informationen stattfinden kann. Doxis ECM-System bietet hier bereits eine starke Plattform, welche genau auf diese Ziele ausgerichtet ist.

Die digitale Transformation

Dieser Wandlungsprozess beschränkt sich nicht auf ein einzelnes System, sondern betrifft verschiedenste Bereiche. Oft werden aus den Fachabteilungen Projekte angestoßen. Da Prozesse aber fast nie an einer Applikationsgrenze Halt machen, sind bei ganzheitlicher Betrachtung meist verschiedene Systeme involviert. Das steigert die Komplexität. So kann ein lokal angelegtes Projekt schnell zu einem Abteilungsübergreifenden Thema werden, was nicht nur andere Stakeholder auf den Plan ruft, sondern damit einhergehend auch andere Ziele, Bedenken und nicht zuletzt auch weitere Informationssysteme.

Unterschiedliche Datensilos

Wir haben für die unterschiedlichsten Aufgaben unterschiedliche Systeme im Einsatz. Jedes dient dabei einem bestimmten Zweck und erzeugt täglich neue Daten. Das Problem ist nun, dass diese Datensilos zunächst proprietäre sind. Die Herausforderung besteht also darin, die Verfügbarkeit in anderen Systemen zu gewährleisten, also die Datensilos sinnvoll miteinander zu verbinden. Ein klassisches Beispiel sind Interessentendaten in einem CRM-System, welche zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Finanzbuchhaltungssoftware als Kundendaten übernommen werden.

Gesetzliche Regelungen

Interne Compliance Richtlinien und gesetzliche Regelungen sollten immer rechtzeitig betrachtet werden, um genügend Vorlauf für die Umsetzung zu haben. Gerade die Sicherstellung, dass bei Übergabe der Daten an andere System die Integrität beibehalten wird und keine Informationen verloren gehen sind wichtige Faktoren. Aber eben auch der Umgang mit Informationen, der maßgebend für die richtige Datenqualität sein kann. Abgesehen von den Pflichten, die es einzuhalten gilt, können diese sich aber auch als große Chancen entpuppen. Beispielsweise zwingt zum einem die Gesetzgebung zur elektronischen Rechnung, die Unternehmen zum Handeln, andererseits wird sich hieraus aber ein enormer Effizienzgewinn herauskristallisieren. Nicht nur für die einzelnen Unternehmen, sondern für die Gesamtwirtschaft in Deutschland.

Gerade das letzte Beispiel hat gezeigt, dass man durchaus auch in den Herausforderungen Chancen erkennen kann. Welche Ziele verfolgt damit also eine Integration?

Mit der Informationsflut umgehen

Wir werden in den kommenden Jahren eher mehr als weniger Informationen generieren. Gerade die Entwicklungen im Bereich KI sorgen dafür, dass wir schneller und einfacher Daten in einer gewissen Güte und Umfang erzeugen aber eben auch verarbeiten können. Ein ECM ist dafür verantwortlich, dass die Informationen entsprechend so aufbereitet werden, dass sie wiederverwendet und verwertet werden können. Zum Beispiel werden im ECM Dokumente aus Business Central aber auch E-Mails oder Dokumente aus anderen Applikationen zu einem Vorgang zusammengefasst und anschließend in Business Central kontextbezogen angezeigt.

Verbesserung der Effizienz

Jedes System dient einem bestimmten Zweck. Oftmals werden zweckfremde Funktionen mit riesigem Aufwand im ERP implementiert und müssen daraufhin auch gewartet werden. Eine ECM-Plattform, wie Doxis Intelligent Content Automation (ICA), erweitert das ERP zielgerichtet um diese Funktionen mit eigenen Standards. Statt einer Neuentwicklung muss das ECM lediglich angepasst werden. Damit wird zum einen Kosteneffizienz betrieben, zum anderen aber auch funktionale Effizienz, da jedes System dort zum Einsatz kommt, wo es seine Stärken hat.

Reduzierung von Kosten

Eine Reduzierung der Kosten kann aber nicht nur bei der initialen Implementierung erreicht werden. Vielmehr hilft ein ECM durch die Optimierung von Abläufen und der Verbesserung der Durchgängigkeit, laufende Kosten zu verringern. Das kann zum Beispiel durch einen Prozess erreicht werden, bei welchem früher Daten händisch erfasst wurden und jetzt automatisch extrahiert werden. Oder auch durch die Vermeidung von Redundanzen in den einzelnen System was zu erhöhten Aufwänden in der Pflege der Daten geführt hat.

Wahl der Betriebsform

Wer heute ein neues System aufsetzt wird als erstes vor die Frage gestellt, welche Betriebsform er wählt. Gibt es bereits eine Cloudstrategie im Unternehmen? Was sind die Ziele?
Doxis ICA bietet hier verschiedene Möglichkeiten und kann sowohl in der Cloud als auch im eigenen Rechenzentrum On-Premises betrieben werden. Über verschiedene Tier-Stufen sind sowohl SaaS als auch PaaS Architekturen verfügbar. Auch hybride Szenarien sind denkbar. So werden oftmals KI-Funktionen aus der Cloud verwendet, während die Datenhaltung des ERPs oder des DMS lokal stattfindet.

Zwei Anwendungsbeispiele Business Central Integration in Doxis

Ausgangsbelege im Verkauf

Informationen aus Business Central sollen an anderer Stelle Verfügbar gemacht werden. Deshalb werden die erzeugten Belege und Stammdaten via Schnittstelle direkt an die Doxis ECM-Plattform geliefert. Dabei wird automatisch überprüft, ob die Informationen bereits vorhanden sind oder ggf. neue Objekte wie Akten und Strukturen erstellt werden müssen. Versionierungen bestehender Dokumente sind ebenfalls möglich. Erstellt ein Anwender einen Verkaufsauftrag mit dazugehörigen Lieferscheinen und Rechnungen in Business Central, so werden diese Daten sofort an Doxis übertragen. Dort stehen Sie wiederum für weitere Applikation und Prozesse zur Verfügung. Auch andere Systeme zahlen auf diese zentral Datenhaltungsschicht ein. So kann beispielsweise die Email aus Outlook oder das Angebot aus Salesforce in Doxis archiviert werden. Am Ende werden alle diese Informationen wiederum in Business Central publiziert, sodass ein Anwender dort nicht nur Zugriff auf Business Central Belege hat sondern auf sämtliche Informationen im Kontext seines aktuellen Geschäftsvorfalls, unabhängig von der Quelle der Entstehung.

Verarbeitung elektronischer Rechnungen

Elektronische Rechnungen kommen in einem speziellen Format. Doxis hilft über eigene Klassifizierungskomponenten diese Rechnungen zu lesen. Zum einen wird hier das maschinenlesbare Format in eine für Anwender lesbare Form gerendert, zum anderen wird der spezielle Aufbau der XML interpretiert und so die Rechnungsdaten erfasst. Nach Prüfung der Rechnung in einem digitalen Workflow, welcher ebenfalls in Doxis stattfinden, werden die Rechnungsdaten an Business Central übergeben und eine ungebuchte Einkaufsrechnung erstellt. Ein Rechnungsmonitor gibt Anwendern der Buchhaltung mit einem Klick zu jeder Zeit einen Überblick aller im Unternehmen im Umlauf befindlichen Rechnungen.

Die beiden oben genannten Beispiele lassen bereits die Vorteile einer Integration von Business Central mit einer ECM-Plattform wie Doxis erahnen.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Alle Informationen auf einem Blick unabhängig davon, wo sie entstanden sind. Mit einem ECM als der zentralen Plattform für das Vorhalten von Dokumenten haben Anwender und Applikationen eine direkte Anlaufstelle bei der Recherche von Informationen. Dank vordefinierten Abläufen und gesamtheitlicher Protokollierung können Anwender jederzeit nachvollziehen, was mit einem Dokument passiert ist, wo es gerade liegt oder ob ggf. sogar Aufgaben in der Zukunft liegen. Business Central wird so um DMS-Funktionalität veredelt.

Vermeidung von Medienbrüchen und bessere Durchgängigkeit

Oftmals leiden Prozesse aus Mangel bestehender Schnittstellen unter Medienbrüchen. Ein fatales Beispiel: Der Ausdruck einer Email, nur um sie dann anschließend an anderer Stelle wieder einzuscannen. Ein ECM unterstützt Unternehmen bei der ganzheitlichen Digitalisierung und sorgt so dafür, dass Medienbrüche vermieden werden und Prozesse dadurch End-to-End durchgängig sind.

Verbesserung der Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit auf Ebene von Fachteams aber auch interdisziplinär ist abhängig von den Kommunikations- und Informationswegen. ECM fördert hier vor allem die Kollaboration und stellt auch hierfür wieder die gemeinsame Datenbasis. Jeder hat Zugriff auf den selben Daten- bzw. Versionsstand. Anstatt sich darauf zu konzentrieren, wie ich an meine benötigten Informationen komme, können Anwender sehr viel mehr Zeit in ihre Kernaufgaben investieren. Dank der Integration erfolgt der Zugriff aus Business Central, bzw. generell aus dem führenden System.

Höherer Nutzen bei weniger Kosten

Was als abgedroschener Marketingspruch abgetan wird, ist bei näherer Betrachtung keinesfalls weit hergeholt. Oft versuchen Unternehmen Funktionen in Software zu entwickeln, welche dafür gar nicht gedacht sind. Diese Aufwände sind vermeidbar, indem Standardlösungen der bestehenden ECM-Plattform verwendet werden. Auch im Nachgang rechnet sich das, wenn Lösungen geupdatet werden müssen. Zudem kann es auch einen Unterschied machen, ob für die Umsetzung einer Anforderung eine Microsoft Lizenz gekauft werden muss, oder ob man durch die Anbindung des ECMs aus seinem bereits bestehenden Lizenzpool schöpfen kann.

Es wird kaum verwundern, dass das Thema Künstliche Intelligenz eine wichtige Rolle jetzt und in der Zukunft spielen wird. Wie eingangs dieses Artikels erwähnt, wird die Masse an Informationen weiter steigen und KI für die Verwertbarkeit dieser immer wichtiger. ChatGPT und Co. nutzen heute vor allem frei zugängliche Informationen im Internet bei der Ausgabe von Antworten. Microsofts Copilot arbeitet zuverlässig im Microsoft Kosmos. Verwendet man aber ein Sprachmodell wie ChatGPT mit dem Inhalt seines ECM-Systems, so basiert die Antwort auf der Gesamtheit meiner eigenen Unternehmensinformationen, völlig unabhängig davon, ob wir uns nun innerhalb oder außerhalb von Microsoft oder Business Central bewegen. D.h. die Qualität und Relevanz meiner Antworten wird eine wesentlich höhere Güte aufweisen. Hier wird sich in den kommenden Monaten und Jahren sehr viel bewegen.

Die Anbindung von Business Central an ein ECM-System sorgt dafür, das volle Potenzial aus beiden Anwendungen zu nutzen. Diese Synergieeffekte verstärken sich automatisch je mehr meiner Systeme in die ECM-Plattform integriert werden. Doxis als ECM-Plattform ergänzt Business Central dabei um wichtige Kernfunktionen rund um die Themen Dokumentenmanagement, Workflow, Erfassung, Kollaboration und Künstlicher Intelligenz.
Klar ist, dass uns Integrationen immer vor Herausforderungen stellen aber am Ende werden wir mit einem exponentiellen Return on Invest belohnt.