Dokumente teilen

Dokumente hochladen und teilen funktioniert in modernen Unternehmen über digitale Programme wie ein DMS, ERP- oder CRM-System. In P2P-Prozessen sind geteilte Dokumente zum Beispiel Angebote, Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen. Während nationale Dokumentenprozesse in den Tools gut standardisiert sind, wird es im internationalen Umfeld komplexer. Unternehmen müssen eine Vielzahl von Anforderungen beachten, die sich von Land zu Land unterscheiden.

Länderübergreifende Kompatibilität

Länder stellen unterschiedliche Anforderungen an Formate und Übertragsmethoden von Dokumenten. Beispielsweise gibt es für elektronische Rechnungen (eRechnungen) in verschiedenen Ländern verpflichtende Rechnungsstandards zu erfüllen. In Deutschland sind die E-Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung verbindlich – heute schon für B2G-Umsätze und ab 2025 auch für empfangene B2B-eRechnungen. Andere Länder erlauben wiederum nur das eine oder andere E-Rechnungsformat oder setzen auf Alternativen. Frankreich nutzt zum Beispiel Factur-X (Äquivalent zu ZUGFeRD), Italien EFattura. Unterstützen Systeme das jeweilige Dateiformat nicht, entstehen Medienbrüche.

Pflicht zur Verwendung einer Plattform

Einige Länder schreiben zudem vor, auf welchen Plattformen die Dateiübertragung stattfinden muss. In Frankreich und Belgien ist Peppol der zentrale Übertragungskanal, um Beschaffungsprozesse an ZRE und OZG-RE angebundene Organisationen abzuwickeln. Regierungsplattformen wie Peppol schaffen die rechtliche Grundlage, um eRechnungen international sicher zu teilen und zu empfangen. Sie

• standardisieren Dokumentenwege im B2G- und B2B-Sektor,
• gewährleisten eine sichere Übertragung und
• fördern die Interoperabilität.

Dafür müssen Unternehmen ihre Systeme aber erst einmal an die geforderten Plattformen anbinden. Wichtig ist an dieser Stelle, ein zertifiziertes Tool zu verwenden. Über unzertifizierte Systeme ist die Übertragung ausgeschlossen.

Übrigens: Deutschland ist das einzige Land mit E-Rechnungspflicht, ohne gleichzeitig eine Pflicht zur Verwendung einer bestimmten Regierungsplattform zu haben.

Fragmentierte Prozesse

Viele verschiedene Plattformen und Schnittstellen verursachen stark fragmentierte P2P-Prozesse. Durchgängige Dokumentenprozesse (Dokumente erstellen, bearbeiten, versenden, buchen, archivieren) sind auf internationaler Ebene dann nicht mehr möglich. Das führt wiederum zu nicht standardisierten Prozessen – und die sind fehleranfällig. Empfangene Dokumente liegen dann im falschen Ordner ab, große Dateien gehen verloren und so weiter. Auch Weiterverarbeitungswege verzögern sich.

Mit zertifizierten Schnittstellen zu Regierungsplattformen gehen Sie Ihre Finanzgeschäfte zukunftssicher an – zum Beispiel mit der zertifizierten Software Doxis eDocument Exchange. Bei eDocument Exchange handelt es sich um ein neues Feature der Lösung für die Rechnungsverarbeitung. Als zertifizierte Schnittstelle bindet sich das System an Regierungsplattformen an, nimmt Rechnungen zur Weiterverarbeitung entgegen und schafft so durchgängige Prozesse.

Über zertifizierte Schnittstellen Rechnungen teilen

Mit Doxis empfangen und verarbeiten Sie eRechnungen von globalen Geschäftspartnern rechtskonform und datengeschützt. Das sind Vorteile und Funktionen auf einen Blick:

• Sofort einsatzbereit: erfüllt die jeweiligen technischen Standards und geforderten Rechnungsformate

• Immer aktuell: passt Prozesse ständig gesetzlichen Änderungen an und fügt Länder hinzu, die ebenfalls auf die eRechnung umsteigen (aktuell empfangen Sie Rechnungen aus 30 Ländern rechtskonform)

• Prozesse automatisieren: empfängt eingehende eRechnungen in Echtzeit und bindet sich nahtlos in bestehende Prozesse ein

• Durchgängig kommunizieren: versendet Empfangsbestätigungen automatisch an den Absender

• Informationen schützen: gewährleistet geschützte Übertragungswege für eRechnungen und Informationen

Allgemein schaffen Sie mit Doxis durchgängige Rechnungseingangsprozesse. So funktioniert die elektronische Rechnungsverarbeitung Schritt für Schritt:

1. Eingangsrechnungen entgegennehmen

Doxis greift über Schnittstellen eigenständig auf den digitalen Posteingang zu, um eRechnungen abzurufen. So bindet sich Doxis zum Beispiel an Peppol an und nimmt eRechnungen automatisiert entgegen.

2. Dokumentendaten erfassen

Doxis unterstützt gängige E-Rechnungsformate wie Factur-X, XRechnung und eFattura sowie PDF-Dokumente oder sonstige Dateitypen. Inhalte der Rechnungen übernimmt Doxis als strukturierte Daten ins System. Dabei erkennt Doxis, um welchen Dokumententyp es sich handelt. Eine Rechnung von Lieferant X legt Doxis dann automatisch in der zugehörigen digitalen Lieferantenakte ab.

Übrigens: In Doxis empfangen Sie sämtliche Rechnungen: mit und ohne Bestellbezug oder auch Einzel-, Teil- und Schlussrechnungen.

3. Rechnungen prüfen

Eingehende eRechnungen prüft Doxis sachlich sowie formell. Fehlende oder falsche Informationen in Dateien sehen Sie so sofort ein. Dafür gleicht Doxis zum Beispiel die Rechnung mit vorangegangenen Dokumenten im P2P-Prozess ab – zum Beispiel der Bestellbestätigung oder Lieferschein. Geprüfte Rechnungsdaten gibt Doxis dann wiederum im richtigen Format an Ihr ERP-System weiter.

4. Dateifreigabe

Für geprüfte eRechnungen startet Doxis den Freigabeworkflow. Doxis weist einem zuständigen Nutzer also die Aufgabe „Rechnungsfreigabe“ zu. Dabei ist es möglich, mehrstufige Freigabeverfahren oder Vertreterregeln zu hinterlegen. Das Freigeben der eRechnung gelingt dann ganz ohne Bearbeitungsstaus. Das mehrstufige Freigabeverfahren ist zum Beispiel wichtig, um interne Regularien compliant zu erfüllen. Das erhöht auch die Sicherheit im Prozess.

5. Zahlung buchen

Nach Freigabe übermittelt Doxis die buchungsrelevanten Daten der eRechnung zur Abrechnung an Ihr Buchungssystem. Bei eRechnungen mit Bestellbezug ist sogar eine Dunkelbuchung möglich.

6. Dokument archivieren

Zum Schluss archiviert Doxis eRechnungen für sie. Die Archivierung ist GoBD-konform und revisionssicher. Bedeutet: Doxis legt Dokumente wie eRechnungen nachvollziehbar, manipulationssicher und geschützt ab. Berechtigungen sichern, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die eRechnungen haben. So bleiben Dokumente über die Aufbewahrungsfristen sicher verwahrt.

Zertifizierte Schnittstellen zu Regierungsplattformen wie Doxis eDocument Exchange sorgen für durchgängige und rechtskonforme Dokumentenprozesse – und das weltweit. Denn Doxis eDocument Exchange hält Anforderungen von über 30 Ländern in Bezug auf die Verarbeitung elektronischer Rechnungen ein. Zukunftssicher sind P2P-Prozesse obendrein: Verändert sich die Rechtslage, passt sich auch Doxis eDocument Exchange an. Das garantiert höchste Sicherheit im Umgang mit eRechnungen. Plus: Sie schaffen effiziente P2P-Prozesse und managen eRechnungen medienbruchfrei bis hin zur Dunkelbuchung.