Dokumentenerfassung: Der erste Schritt zu digitalen und rechtskonformen Prozessen

Ob Verträge, Rechnungen oder Lieferscheine – jedes Dokument enthält wertvolle Informationen. Doch erst, wenn diese digital erfasst, strukturiert und in einem zentralen System wie einem Dokumentenmanagement-System (DMS) gespeichert sind, sind sie effizient nutzbar. Eine durchdachte Dokumentenerfassung sorgt dafür, dass Unternehmen Dokumente rechtskonform ablegen und sofort darauf zugreifen können.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was Dokumentenerfassung genau bedeutet, welche Methoden es gibt und welche Document-Capture-Lösungen den Prozess optimal unterstützen.

Dokumentenerfassung, auch als Document Capture bezeichnet, umfasst die Digitalisierung und automatisierte Verarbeitung von Dokumenten. Dabei werden Informationen aus physischen oder digitalen Dokumenten extrahiert, verarbeitet und in elektronische Systeme wie ein Dokumentenmanagement-System (DMS) oder ein Enterprise Content Management System (ECM) überführt. Ziel ist es, relevante Daten strukturiert abzulegen, sodass sie schnell verfügbar und weiterverarbeitbar sind.

Beispiele der Dokumentenerfassung

Die Dokumentenerfassung umfasst verschiedene Prozesse, je nach Dokumenttyp und Anwendungsfall. Hier einige Beispiele, wie Sie in Ihrem Unternehmen Dokumente effizient erfassen und weiterverarbeiten können:

• Papierbasierte Dokumente digitalisieren: Sie scannen einen schriftlich verfassten Vertrag und wandeln ihn mit OCR-Technologie (Optical Character Recognition) in eine durchsuchbare und bearbeitbare Datei um.
• E-Mails strukturiert erfassen: Sie überführen E-Mails samt Anhängen in ein DMS, um Informationen kontextbezogen zu speichern und in Workflows einzubinden.
• Rechnungen automatisiert verarbeiten: Sie erfassen eingehende eRechnungen direkt im ECM-System und legen relevante Daten wie Betrag, Datum und Lieferant als Metadaten ab.

Hey Doxi, was sind die größten Herausforderungen bei der Dokumentenerfassung?

Trotz der Herausforderungen ist die Dokumentenerfassung für Unternehmen unumgänglich. Denn die Dokumentenerfassung erfüllt eines der zentralen Ziele eines Unternehmens: Geschäftsprozesse Ende zu Ende optimieren. Erst eine durchgängige Digitalisierung von Dokumentenprozessen ermöglicht es, Dokumente ab dem Posteingang zu erfassen. So laufen sämtliche Dokumentenprozesse zentral und digital ab.

Datenverfügbarkeit gewährleisten

Im Input Management stellt die Dokumentenerfassung sicher, dass eingehende Informationen strukturiert erfasst, klassifiziert und direkt in die richtigen Prozesse oder Systeme überführt werden. Dabei können die Informationen aus Papierdokumenten, Scans oder digitalen Formularen stammen. Durchgängige und automatisierte Prozesse im Input Management verhindern Datenverluste und sorgen dafür, dass relevante Dokumente sofort verfügbar und verwertbar sind. Das minimiert Dark Data.

Prozesse beschleunigen

In Unternehmen, die noch stark auf Papierdokumente angewiesen sind, ermöglicht die Dokumentenerfassung eine schrittweise Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen. Sie müssen Verträge, Rechnungen, Bestellungen oder sonstige Belege also nicht mehr manuell ablegen oder weitergeben. Stattdessen liegen sie im System strukturiert und nachvollziehbar ab. Das beschleunigt Prozesse und erleichtert die Zusammenarbeit.

Nahtlose Prozesse schaffen

Die digitale Dokumentenerfassung integriert Informationen direkt in ERP-, DMS- oder Workflow-Systeme. Sind diese Systeme untereinander vernetzt, reduziert das Medienbrüche. Informationen lassen sich dann zwischen den Systemen automatisiert weiterverarbeiten und weiterleiten. Zum Beispiel nehmen Sie eingehende Rechnungen direkt im DMS entgegen, um sie zu erfassen, zu prüfen und zu genehmigen. Die Buchung erfolgt dann im ERP-System.

Wissenstransfer fördern

Eine strukturierte Dokumentenerfassung verbessert auch das Wissensmanagement im Unternehmen. Wichtige Informationen liegen nicht mehr in isolierten Systemen ab. Stattdessen befinden sich alle Informationen zentral an einem Ort. Das beschleunigt die Suche und sichert wertvolles Wissen.

Rechtskonformität schaffen

Hinterlegte Regeln und Automatisierungen im DMS tragen dazu bei, Dokumente GoBD- und DSGVO-konform aufzubewahren und zentrale ISO-Vorgaben zu erfüllen. Entscheidend ist, dass die eingesetzte Lösung die jeweiligen Anforderungen technisch unterstützt und Unternehmen die entsprechenden Prozesse korrekt umsetzen. So kann die digitale Dokumentenerfassung beispielsweise sicherstellen, dass Dokumente nachvollziehbar in revisionssicheren Systemen gespeichert und durch geeignete Zugriffsrechte vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Um Dokumente zu erfassen, gibt es verschiedene Herangehensweise. Jede Methode verfolgt dasselbe Ziel: Dokumentendaten strukturieren, durchsuchbar machen und in verwertbare Daten umwandeln. Welche Form der Dokumentenerfassung sinnvoll ist, hängt insbesondere vom Dokumentenvolumen und der gewünschten Automatisierungstiefe ab. Während eine Privatperson einzelne Rechnungen also auch manuell scannen kann, optimieren Konzerne ihre IT-Infrastruktur so weit, dass Systeme Dokumente bestmöglich automatisiert erfassen.

Manuelle Dokumentenerfassung

Bei der manuellen Dokumentenerfassung übertragen Mitarbeiter Dokumente händisch in ein System. Sprich: Sie tippen Informationen ab, scannen Papierdokumente als Bilddatei oder laden digitale Dateien manuell in das DMS hoch.

• Vorteil: Der Prozess ist für kleine Dokumentenmengen ausreichend und eine komplexe technische Infrastruktur ist nicht erforderlich.
• Nachteil: Der Prozess ist fehleranfällig, nicht skalierbar und mit hohem personellen Aufwand verbunden.

Ersetzendes Scannen und OCR

Ersetzendes Scannen ermöglicht es, Papierdokumente nach der Digitalisierung rechtskonform zu vernichten, sodass das digitale Dokument das Original ersetzt. Für die weitere Bearbeitung können Sie verschiedene Technologien einsetzen – unter anderem die OCR-Technologie (Optical Character Recognition), die eingescannte Dokumente per Mustererkennung durchsuchbar und maschinenlesbar macht.

1. Sie scannen ein Papierdokument und speichern es als Bilddatei – zum Beispiel PDF, PNG oder JPEG.
2. Die OCR-Technologie erkennt Zeichen, Wörter und Strukturen innerhalb des Bildes und wandelt die Bildelemente in maschinenlesbaren Text um. Es wird ein Textlayer auf das Dokument gelegt, sodass es durchsuchbar und weiterverarbeitbar ist.
3. Das System liest den Textlayer aus, klassifiziert die Inhalte und extrahiert relevante Informationen.
4. Die aufbereiteten Informationen legen Sie strukturiert im DMS ab.

Digitale und KI-gestützte Dokumentenerfassung

Idealerweise erhalten Unternehmen kaum noch papierbasierte Dokumente. In diesem Fall erfolgt die Dokumentenerfassung weitgehend automatisiert und KI-gestützt. Moderne Systeme nutzen künstliche Intelligenz, um Dokumente zu analysieren, zu klassifizieren und relevante Informationen zu extrahieren. Dadurch lassen sich große Dokumentenmengen effizient und mit hoher Präzision verarbeiten – bei minimalem manuellen Aufwand.

Ein Beispiel hierfür ist die Rechnungsverarbeitung:

Eingehende Rechnungen werden automatisch erfasst und von einer KI analysiert. Sie erkennt und extrahiert relevante Informationen wie Rechnungsnummer, Betrag und Lieferantendaten. Anschließend vergleicht das System die Rechnung mit dem zugehörigen Lieferschein oder der Bestellung und überprüft, ob alle Angaben übereinstimmen. Stimmt alles, wird die Rechnung zur Buchung freigegeben – bei Abweichungen kann das System automatisch eine Prüfung oder Freigabe durch einen Mitarbeiter anstoßen.

Mit Doxis erfassen Sie Papierdokumente sowie digitale Dokumente schnell, präzise und rechtskonform. So funktioniert es:

1. Dokumente in Papierform erfassen

Briefe und andere Dokumente in Papierform digitalisieren Sie entweder selbst per Scan oder Sie arbeiten mit einem externen Dienstleister zusammen. Dieser übernimmt die DSGVO-konforme Erfassung Ihres Posteingangs und überführt die Dokumente als PDF-Dateien für Sie in Doxis.
Anschließend beginnt die Dokumentenklassifizierung in Doxis. Dafür erfasst die OCR-Technologie sämtliche Textinhalte und wandelt diese in maschinenlesbaren Text um. Doxis weist dem jeweiligen Dokument auf Basis der Textinhalte eine Klasse zu. Zum Beispiel erkennt Doxis einen Vertrag an Schlagworten wie Vertragsgegenstand und Vertragsnehmer.

Danach beginnt die Datenextraktion mittels KI. Die KI extrahiert also automatisch alle relevanten Informationen wie Bewerberdaten und hinterlegt sie in Form von strukturierten Metadaten in Doxis. Dabei versteht die KI, um welche Art von Dokument es sich handelt und legt es in der passenden digitalen Akte ab – zum Beispiel in der Bewerberakte.

2. Digitale Dokumente automatisiert erfassen

Idealerweise sind Ihre Dokumentenprozesse bereits digitalisiert. Dann erfasst Doxis Dokumente vollständig automatisiert. Sie können Doxis nahtlos an Ihre E-Mails, Self Services oder ERP- und CRM-Systeme anbinden. Zum Beispiel besitzt Doxis Schnittstellen zu SAP SuccessFactors und Salesforce. Eingehende Dokumente holt Doxis in den Drittsystemen dann automatisiert ab, zum Beispiel sobald ein Bewerber Unterlagen im Bewerbermanagement-System hochlädt.

Ab hier gibt es zwei Wege:

1. Bei dem digitalen Dokument handelt es sich um eine Bilddatei: Dann wiederholen sich die Prozesse der Dokumentenklassifizierung und Datenextraktion mit KI-Unterstützung.
2. Bei dem digitalen Dokument handelt es sich um ein elektronisch auslesbares Format mit strukturierten Daten – zum Beispiel ZUGFeRD oder XRechnung bei eRechnungen: Dann übernimmt Doxis direkt die strukturierten Daten ins System.

Anschließend legt Doxis das Dokument wieder automatisiert in der digitalen Akte ab, beispielsweise die eRechnung in der Akte vom entsprechenden Lieferanten.

Eine effiziente Dokumentenerfassung ist die Grundlage für digitale und automatisierte Geschäftsprozesse. Statt Dokumente manuell zu verarbeiten, können Unternehmen mit einer leistungsstarken Dokumentenerfassungs-Software wie Doxis sämtliche Informationen zentral bündeln und nahtlos in bestehende Systeme integrieren.

Unternehmen, die auf eine durchgängige automatisierte Dokumentenerfassung setzen, profitieren von schnellerem Zugriff auf Informationen, einer verbesserten Zusammenarbeit und einer sicheren Archivierung wichtiger Dokumente. So wird wertvolles Wissen nicht in einzelnen Abteilungen oder Systemen isoliert, sondern steht zentral zur Verfügung – jederzeit und überall.

Häufige Fragen zur Dokumentenerfassung