eDocument: Dokumente international rechtskonform austauschen

Von papierbasierten Dokumenten über digitale Dateien bis hin zu vollständig elektronischen Unterlagen: Die Digitalisierung von Dokumentenprozessen hat Unternehmen neue Möglichkeiten eröffnet, aber auch komplexere Anforderungen geschaffen. Besonders im internationalen Geschäftsumfeld stehen Unternehmen heute vor der Aufgabe, Dokumente schnell und effizient, aber auch rechtssicher und länderspezifisch konform zu übertragen.

In diesem Artikel lesen Sie, was ein eDocument ist und wie Sie mit eDocument Exchange international Dokumente wie eRechnungen rechtssicher und automatisiert austauschen.

Ein eDocument ist ein elektronisches Dokument, das in einem maschinenlesbaren Format vorliegt. In der Regel handelt es sich dabei um JSON- oder XML-Dokumente. Anders als klassische PDF-Dateien sind sie nicht darauf ausgelegt, dass ein Mitarbeiter sie manuell erstellt, entgegennimmt oder weiter bearbeitet. Stattdessen lesen IT-Systeme, also Maschinen, elektronische Dokumente, verarbeiten sie und archivieren sie – ganz ohne Zutun des Menschen.

Was sind Beispiele für ein eDocument?

Das bekannteste Beispiel eines eDocuments ist die eRechnung (elektronische Rechnung). In vielen Ländern sind Unternehmen aufgrund gesetzlicher Bestimmungen mittlerweile sogar verpflichtet, eRechnungen in B2G-und B2B-Geschäftsbeziehungen auszustellen. Im Zuge der E-Rechnungspflicht müssen Unternehmen zudem in der Lage sein, eRechnungen entgegenzunehmen und weiterzuverarbeiten.

Abseits von gesetzlichen Anforderungen ist es natürlich möglich, jedes Dokument in ein elektronisches Format zu übertragen. Das sind weitere Beispiele für eDocuments:

• Lieferavise, z. B. Dokumente wie Lieferscheine, die detaillierte Informationen über den Versand von Waren enthalten
• Zoll- und Steuerdokumente, z. B. Zollanmeldungen oder Umsatzsteuerabrechnungen
• Einkaufsdokumente, z. B. Bestellungen oder Auftragsbestätigungen
• Meldungen an Behörden, z. B. versendete Formulare an Steuer- oder Sozialversicherungsbehörden

Um untereinander elektronische Dokumente wie eRechnungen auszutauschen, nutzen Unternehmen spezielle Plattformen oder Netzwerke, die das eDocument-Format unterstützen. Ein Beispiel für ein solches Netzwerk ist die Regierungsplattform Peppol (Pan-European Public Procurement Online). Der Vorteil solcher Netzwerke: Sie übertragen Dokumente verschlüsselt, leiten per Routensteuerung die elektronischen Dokumente an den richtigen Empfänger und stellen sicher, dass das Dokument im richtigen Format vorliegt.

Der Empfänger muss wiederum sicherstellen, dass er das elektronische Dokument empfangen kann. Führende ERP-Systeme binden sich beispielsweise direkt an Netzwerke wie Peppol an und beschleunigen so den Datenaustausch. Prozesse wie die Rechnungsprüfung oder Buchung lassen sich dann automatisiert durchführen.

In internationalen Geschäftsbeziehungen ist der Austausch von elektronischen Dokumenten wie eRechnungen mitunter komplex. Länder, die eine E-Rechnungspflicht haben, schreiben auch vor, über welche Plattform Unternehmen eRechnungen übertragen müssen. Die einzige Ausnahme ist Deutschland. In Deutschland gilt zwar die E-Rechnungspflicht, die Plattform zur Übertragung und Verarbeitung ist aber frei wählbar. In einigen Ländern ist diese Plattform Peppol – zum Beispiel in den Frankreich oder Belgien.

Lange Zeit waren internationale Unternehmen nur verpflichtet, B2G-Rechnungen über Netzwerke wie Peppol auszutauschen – mittlerweile haben Regierungen die Pflicht auch auf B2B-Umsätze ausgeweitet. Seitdem gibt es auch eine B2B-Plattform für Peppol. Für Unternehmen ist das eine riesige Chance: Denn es ermöglicht es, Dokumente auf internationaler Ebene effizient auszutauschen.

Um die Chance zu nutzen, müssen Unternehmen allerdings erst einmal ihre eigenen Systeme an Regierungsplattformen wie Peppol anbinden.

Mit dem ECM-System Doxis binden Sie sich an Regierungsplattformen unterschiedlicher Länder an, um elektronische Dokumente in bestimmten Formaten datengeschützt zu übertragen.

Zertifizierte Schnittstellen sind hier zwingend notwendig, da sich nicht jedes System an Regierungsplattformen wie Peppol anbinden lässt. Eine solche zertifizierte Schnittstelle liefert Doxis mit eDocument Exchange – für Peppol, aber auch andere Regierungsplattformen. Der daraus resultierende Vorteil: Mit Doxis können Sie problemlos eRechnungen aus den Niederlanden, Belgien, Frankreich, Italien und anderen EU-Ländern entgegennehmen sowie verarbeiten. Umgekehrt funktioniert es natürlich genauso.

Eingangsrechnungen mit Doxis entgegennehmen

Die digitale Rechnungsverarbeitung von eRechnungen funktioniert in Doxis automatisiert. Der Grund: In der EU existieren standardisierte Formate für eRechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD. So ist sichergestellt, dass Systeme wie Doxis eRechnungen immer automatisch im richtigen Format des jeweiligen Landes entgegennehmen und weiterverarbeiten können. Der Prozess sieht dann so aus:

1. eRechnung annehmen: Doxis greift über Schnittstellen zu Regierungsplattformen wie Peppol automatisch auf den digitalen Posteingang zu und nimmt eRechnungen in Echtzeit entgegen.
   
   
2. Dokumentendaten erfassen: Doxis ist mit gängigen E-Rechnungsformaten wie Factur-X, XRechnung und eFattura kompatibel und überträgt enthaltene Daten strukturiert ins System. Dabei erkennt Doxis, dass es sich bei dem eDocument um eine eRechnung von Partner X handelt und legt sie in die passende digitale Akte ab.
   
   
3. eRechnung prüfen: Doxis prüft eRechnungen sachlich und formell. So merkt Doxis fehlende oder falsche Daten an und gleicht die eRechnung mit Dokumenten aus dem gleichen Vorgang ab – zum Beispiel dem Lieferschein oder ausgestellten Belegen.
   
   
4. eRechnung freigeben: Doxis startet für geprüfte eRechnungen den Freigabeworkflow. Dafür weist Doxis dem zuständigen Nutzer eine Aufgabe zu. Mehrstufige Freigabeverfahren stellen dabei sicher, dass der Rechnungsprozess internen Richtlinien entspricht und somit compliant ist.
   
   
5. eRechnung buchen: Doxis übergibt die Rechnungsdaten für die Rechnungsstellung an das Buchungssystem. Sollte die eRechnung mit Bestellbezug vorliegen, wäre eine Dunkelbuchung möglich.
   
   
6. eRechnung archivieren: Doxis archiviert eRechnungen revisionssicher und GoBD-konform über die Aufbewahrungsfristen.

Ausgangsrechnungen in SAP erstellen

Um eRechnungen zu erstellen, nutzen Sie ERP-Systeme wie SAP, die Sie über Schnittstellen einfach an Doxis anbinden. Lösungen wie eDocument Framework und eDocument Cockpit von SAP erleichtern es Unternehmen, zukünftig die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung zu erfüllen. Das eDocument Framework ermöglicht es zum Beispiel, eRechnungen in internationale Formate umzuwandeln, sprich in das Zielformat zu übertragen, das Dokumentenübertragungsplattformen wie Peppol fordern.

Somit übergibt SAP eRechnungen an die Regierungsplattform und Doxis holt sie ab. Doxis dient gleichzeitig als revisionssicheres Archiv für SAP und legt sämtliche Ausgangsrechnungen in der jeweiligen Kundenakte ab.

Bislang gibt es nur eine Pflicht rund um elektronische Dokumente, die zumindest in einigen Ländern gilt – die E-Rechnungspflicht. Es ist allerdings anzunehmen, dass dies nur der Anfang ist. Zukünftig könnten ganze dokumentenbezogenen P2P-Prozesse elektronisch ablaufen. Dann würden Unternehmen Dokumente wie Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Standardverträge und vieles mehr elektronisch austauschen.

Werden Unternehmen beispielsweise verpflichtet, Lieferscheine digital auszustellen, bräuchte es auch hierfür wieder ein einheitliches Format. Voraussichtlich wäre der Übertragungsweg dann wieder über Peppol oder ein alternatives Regierungsportal. Das macht eDocument Exchange zu einem zukunftssicheren Feature, um Dokumente langfristig empfangen zu können.

eDocument Exchange ist eine Funktion, um elektronische Dokumente wie eRechnungen heute und in Zukunft unter Geschäftspartnern sicher auszutauschen. Dank zertifizierter Schnittstellen zu Systemen wie Peppol ist Doxis für Sie demnach eine zukunftssichere Lösung, um elektronische Dokumente empfangen und weiterverarbeiten zu können.

Das sind Vorteile von Doxis eDocument Exchange im Überblick:

• fügt sich nahtlos in bestehende Prozesse der Rechnungsautomatiserung ein
• empfängt eRechnungen sicher und in Echtzeit
• sendet automatisch Empfangsbestätigungen an den Absender
• schützt Finanzgeschäfte in über 30 Ländern
• passt sich kontinuierlich sich ändernden Gesetzen und Vorschriften an

Häufige Fragen zum eDocument